Definição do Problema – Necessidade de liberação de espaço físico que é ocupado por um arquivo sobre trilhos dentro do Departamento de Gente e Gestão (RH).
Análise do Problema – Realizamos um estudo de viabilidade da digitalização do acervo. Com levantamento de informações sobre o volume, tempo, custos, ferramentas e metodologia.
Solução do Problema – Digitalização e armazenamento em um sistema de GED - Gestão Eletrônica de Documentos.
Resultados – A digitalização agilizou o acesso à informação e a busca de documentos. A assinatura digital garantiu autenticidade e validade jurídica aos documentos. A redução do uso de papel, demonstrou um impacto positivo no meio ambiente.
Avaliação e ações Aprendidas – O projeto de digitalização visa liberar espaço físico, aumentar a eficiência e reduzir custos. Ficou claro a importância do planejamento e da comunicação. Uma possível melhoria futura é a automatização do input de dados. Para replicar a solução é necessário planejamento, treinamento e escolha de tecnologias adequadas.
